Ohne professionelle Archivierungen mangelt es an Verfügbarkeit und Sicherheit
Archivierung ist ein häufig unterschätztes Themen. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten gesetzeskonform aufbewahren und die Möglichkeit haben, Ihre archivierten Informationen jederzeit wieder abzurufen.
Es gibt verschiedene Arten der Archivierung.
E-Mail Archivierung
Nahezu alle Organisationen nutzen heute E-Mail-Systeme zur internen und externen Kommunikation und zum Versenden von Dateien und Dokumenten. Die schnelle und unkomplizierte Kommunikation per E-Mail ist heute vielleicht sogar wichtiger als der herkömmliche Brief oder das Fax. Im Gegensatz zu Brief und Fax werden E-Mails aber in der Regel nicht strukturiert abgelegt. Sie verbleiben meist in den persönlichen, elektronischen Posteingängen der Mitarbeiter. Diese Situation ist aus vielerlei Gründen kritisch: Einerseits sollten E-Mails Informationsbestandteil des regulären Geschäftsbetriebs sein. Die Korrespondenz per E-Mail gehört genauso in die Kundenakte wie der per Post verschickte Brief. E-Mails sollten also im richtigen Kontext den berechtigten Personen problemlos zugreifbar sein.
Compliance-Anforderungen
Andererseits haben E-Mails heute auch rechtliche Relevanz und müssen aufgrund nationaler und internationaler Gesetzgebung – sogenannter Compliance-Richtlinien – entsprechend verwaltet und aufbewahrt werden. E-Mail-Systeme sind aber sicher nicht zur revisionssicheren, langjährigen Datenarchivierung geeignet. Die E-Mail ist in der Regel ein individuelles Produktivitätswerkzeug. Um die geordnete Ablage im Firmeninteresse wird sich kaum gekümmert. Oft taucht das Thema E-Mail-Archivierung nur unter einem Aspekt auf: Der Speicher des E-Mail-Servers ist mal wieder voll.
Langzeitarchivierung
Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung und die langfristige Aufbewahrung und Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen, wie sie z.B. laut GDPdU für verschiedene Daten gefordert werden.
Netzlink setzt hierzu Systeme ein, die speziell für die Langzeitarchivierung von Daten entwickelt worden sind. Im Rahmen der gesetzlichen Auflagen werden relevante Dokumente in ihrem ursprünglichen Format erhalten und sind bei Bedarf verfügbar.
Vorteile
■ Verwalten und schützen Sie Ihre Daten – von der Erstellung bis zur Vernichtung während des gesamten Lebenszyklus
■ Entsprechen Sie den gesetzlichen Anforderungen – national und international
■ Optimieren Sie Ihren Speicherbedarf
■ Komplettpakete lösen die E-Mail-Archivierung aus einer Hand
■ Verwalten Sie Ihre E-Mails entsprechend Ihres Aufbewahrungs- und Zugriffsprofils
Gerne beraten wir Sie im Umgang mit Archivierungslösungen.
